CUENTAS CONTABLES

Cuentas contables, clasificación, concepto y descripción

Conocer las cuentas contables y los dos grandes grupos en los que se clasifican, cuentas reales y cuentas nominales, le ayudará en la consolidación de los estados financieros. En este documento se realiza una descripción conceptual de las cuentas que conforman el activo, el pasivo y el capital, instrumentos éstos de importancia para cualquier ente público o privado ya que hacen posible llevar un control financiero y permiten la realización de un balance general, un balance del estado de ganancias y pérdidas, un análisis contable y financiero y otros medios que ayudarán a mantener dicho control.

CUENTAS CONTABLES. DEFINICIÓN

Las cuentas no son otra cosa que medios contables con instrumentos de operación, mediante los cuales podemos subdividir el activo, el pasivo y el capital y agruparlos de acuerdo a ciertas características de afinidad, las cuales nos permiten graficar todos los aumentos y disminuciones que ocurren en los diversos elementos de la ecuación.

MAPA MENTAL

Agregar leyenda

CARACTERÍSTICAS DE LAS CUENTAS CONTABLES

Cualquiera que sea el método a utilizar toda “cuenta” presenta características comunes:

1. En la parte superior se coloca el nombre y un código para diferenciarla de otra cuenta que exprese con claridad su contenido “vehículo, mobiliario, caja, banco, efecto por pagar, etc.”.
2. En la columna de fecha se describe el día mes y año en que ocurre la operación que se va a registrar en la cuenta el año y el mes no es necesario repetirlo sino cuando varía.
3. En la columna denominada descripción se describe en forma breve pero clara el motivo que a originado el aumento o disminución de la cuenta, por ejemplo venta de contado. Cobro de P. Pérez, pagó a sueldos, etc.
4. En la columna del “debe” se anotan los importes en términos monetarios que significan cargo o débito para la cuenta.
5. En la columna del “Haber” se anotan los importes en términos monetarios que represente abono o crédito para la cuenta.
6. En la columna de saldo señalaremos lo que va quedando en la cuenta en término monetario, después de cada cargo o abono.
7. En la columna de “folio” se presenta una referencia donde señalaremos el libro de contabilidad de donde proviene la operación que se está registrando.

PARTES DE UNA CUENTA

• TITULAR: Es el nombre de la cuenta; es lo que nos indica que estamos registrando en ella, es decir, donde hemos titulado compra, registraremos solo la mercancía comprada; donde hemos titulado ventas sola la mercancía vendida; donde titulamos banco solamente el movimiento de nuestras cuentas en los bancos, etc.
• DEBE: El debe es la parte izquierda de la cuenta, donde se anota todo lo que el titular de la cuenta recibe. Cuando el cliente va a un negocio y le compra mercancía a crédito, este señor le dice: “cárgueme en cuenta”; cargar en la cuenta es anotar en el debe, también se dice debitar o adeudar.
• HABER: Es la parte derecha de la cuenta, donde se anota todo lo que el titular de la cuenta entrega; cuando el anterior cliente, aquel que le compró a crédito le paga, le dice “abóneme a mi cuenta”; abonar en la cuenta es abonar en el haber, también se puede acreditar.
• SALDO: Es la diferencia entre los movimientos deudor y acreedor. Existen dos clases de saldos, saldo deudor y saldo acreedor.

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS

Las cuentas se clasifican en primer lugar en dos grandes grupos:

1. CUENTAS REALES

Este grupo estará representado pro los bienes, derecho y obligaciones de la empresa, es decir, lo integran el activo, pasivo y el capital, está se denomina cuentas reales porque el saldo de esta cuenta representa lo que tiene una empresa en un momento dado, es decir, lo que posee, lo que debe, y lo cual puede ser comprobado por el bien o por el documento existente; por eso algunos autores señalan como cuentas palpables. Además, las cuentas reales tienen las características de ser cuentas de carácter permanente es decir, que su saldo se traspasa de un saldo a otro, las cuentas reales van a conformar el estado financiero como lo es el “Balance general”.

2. CUENTAS NOMINALES

Tienen como característica principal es que son cuentas temporales, estas duran abiertas lo que dura el ejercicio contable de la empresa, y al finalizar este, son cerradas y su resultado es traspasado a la cuenta capital quien es en definitiva la cuenta que va ser afectada por los beneficio o pérdida del negocio. Las cuentas nominales se crean cada ejercicio de la empresa para registrar los ingresos, los costos, gastos, pérdidas y en consecuencia poder determinar los resultados obtenidos por la empresa en ese ejercicio, por ello se le conoce como cuenta de resultados.

Además de las cuentas reales y nominales encontramos también las cuentas Mixtas y las cuentas de Orden.

CUENTAS MIXTAS

Son aquellas cuentas cuyo saldo en una fecha determinada está formado por una parte real y otra parte nominal, sin embargo al cierre económico todo su saldo debe ser de naturaleza real como por ejemplo, algunos prepagados o diferidos.

CUENTAS DE ORDEN

Son aquellas cuentas que controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan al activo, el pasivo, el patrimonio o las operaciones del periodo, pero de una u otra forma, las transacciones que las generaron implican alguna responsabilidad para la empresa y en consecuencia, es necesario establecer cierto tipo de control sobre ellas. Las cuentas de orden son presentados al pie del balance general, las deudoras debajo del total del activo y las acreedoras debajo del total del pasivo y patrimonio. Las cuentas de orden se caracterizan por denominarse tanto la deudora como la acreedora de igual forma, pero con la diferencia que a la cuenta acreedora, se le agrega el sufijo per-contra.

Cuentas Reales:

Se le denomina así porque siempre están abiertas por más de un período contable conservando sus balances. Por lo general este tipo de cuentas son utilizadas en el Estado de Situación Financiera. En estas cuentas contables se encuentran las siguientes subcuentas principales:

• Activos: Reflejan todos los bienes y derechos de una empresa, ya sean tangibles o intangibles.
• Pasivos: Reflejan las obligaciones que tiene un negocio en alguna entidad. Ejemplo, la obligación que tiene una empresa de pagar algún préstamo.
• Capital: Reflejan las aportaciones de los dueños de la empresa o las aportaciones que hacen los inversores externos.

Cuentas Nominales:

Se le denominan así porque se cierran cuando se finaliza cada período contable, luego de esto su balance o registro iniciará de desde cero. Este tipo de cuentas contables se utilizan en el Estado de Resultado o Estado de Ganancias. En estas cuentas se encuentran las siguientes subcuentas principales:

• Ingresos: Reflejan el dinero que entra a una empresa como resultado de las actividades económicas de la misma.
• Costos: Es el reflejo de todo desembolso de dinero cuyo fin es generar un activo que sea un beneficio económico a la empresa.
• Gastos: Se refleja los egresos o salida de dinero que está destinado a la distribución de un producto.

En Colombia se organiza de acuerdo a como se reglamenta en el Art. 14 del PUC (Plan Único de cuentas) del Decreto 2650 de 1993:

• Clase: Primer digito.
• Grupo: Dos primeros dígitos
• Cuenta: Cuatro primeros dígitos
• Subcuenta: Seis primeros dígitos

Ejemplo:

Luego de tener claro lo anterior, se define que cuando nos referimos a la naturaleza de las cuentas hacemos referencia al modelo ya establecido para registrar las operaciones en una cuenta contable.

Este tipo de cuentas se registra de la siguiente forma según su naturaleza:

LINK VIDEOCONFERENCIA https://drive.google.com/file/d/1l_GdM-h5WI1xpxoab6KkfPiu6zwe5ISX/view?usp=sharing